Slim afronden voor aanvang van je vakantie

Een vakantie is altijd zo’n mooi moment om je werk zo veel mogelijk af te ronden. Echter zie ik dat mensen om mij heen daar erg gestresst van raken. Ze moeten nog zoveel dingen afronden, het lijkt wel of er steeds meer bij komt en ze zijn bang dat ze iets belangrijks vergeten. Die stress kan je natuurlijk niet gebruiken zo vlak voor je vakantie.

Volg de stappen van onderstaande checklist om er zeker van te zijn dat je niets vergeet en lekker met een leeg hoofd en een gerust gevoel op vakantie kan gaan.

Checklist: Slim afronden vóór je vakantie

1. Zet om te beginnen je vakantie in je agenda. Zo zijn collega’s op de hoogte, maar het is ook een fijn vooruitzicht voor jezelf.
2. Verplaats of zeg afspraken af die in jouw vakantie gepland staan. Haal deze ook echt uit je agenda, zodat deze helemaal leeg is (op jouw vakantie na natuurlijk).
3. Plan de dag na je vakantie geen afspraken in, zodat je de tijd hebt om te kijken wat er allemaal aan werk ligt.
4. Maak een actielijst met taken die af moeten vóór je vakantie.
5. Maak een actielijst met taken die kunnen wachten tot na je vakantie.
6. Regel indien nodig een vervanger waaraan je de nodige zaken kan overdragen.
7. Laat je collega’s weten dat je op vakantie gaat en wie jouw vervanger is.
8. Maak je mailbox leeg; archiveer afgehandelde e-mails. Neem beslissingen over de overige e-mails, zet de acties op je actielijst en archiveer ook deze e-mails.
9. Zet je afwezigheidsassistent aan.
10. Zet de synchronisatie van je e-mail uit op je telefoon en je tablet. Zo kan je je echt afsluiten tijdens je vakantie.
11. Laat je werkplek netjes en schoon achter.

Om te zorgen dat je echt niets vergeet, kan je je hoofd leegmaken met de braindump. Dit is een ideale manier om alle losse eindjes die je nog in je hoofd hebt, inzichtelijk te maken. Het geeft rust, biedt overzicht en je kunt je vervolgens volledig focussen op het afronden van de acties voor je vakantie.

Checklist: Slim starten na je vakantie

Je kent het vast wel… Je hebt alles opgeruimd en afgerond voordat je op vakantie ging, maar bent dat heerlijk opgeruimde gevoel meteen weer kwijt als je terug komt op kantoor en direct verzuipt in de stapel werk die op je ligt te wachten.

Een aantal tips die je helpen een goede start te maken en het frisse vakantiegevoel langer te behouden:

• Begin niet als een kip zonder kop met het wegwerken van allerlei mails uit je mailbox.
• Neem item voor item een beslissing, zodat je weet wat er moet gebeuren. Bekijk en beslis dus eerst over alle items in je mailbox en maak een compleet overzicht.
• Kan je een taak in twee minuten doen, doe het dan meteen. Maar let op; twee minuten is korter dan je denkt.
• Kan het niet in twee minuten, zet het dan op je actielijst.
• Zorg dat je eerst weet wat er allemaal moet gebeuren, voordat je daadwerkelijk met items aan de slag gaat. Pas als je overzicht hebt, kan je keuzes gaan maken.
• Stel je prioriteiten en begin vervolgens met hetgeen dat het meest belangrijk en urgent is.
• Rond vervolgens actie voor actie af en archiveer afgehandelde e-mails.
• Last but not least; Laat je vooral niet opjagen! Doe wat je kan, ga op tijd weer naar huis en begin niet gelijk weer met overwerken. Door met rust en aandacht te werken en op tijd te ontspannen, houd je je vakantiegevoel veel langer vast.

Als ik terug kom van vakantie is, ga ik altijd op deze manier te werk. Aan het eind van de eerste werkdag na mijn vakantie, is

Vind je deze checklists waardevol? Deel deze dan met je collega’s.