Laatst ontdekte ik iets wat mijn jarenlange visie op productiviteit in één keer volledig heeft veranderd! Ik heb altijd gedacht dat productiviteit ging over meer gedaan krijgen in minder tijd… Maar niets is minder waar! En dat is voor mij een heel verrassende ontdekking!
Het was net na het begin van mijn carrière. Na de opleidingen die ik had gevolgd, had ik het enigszins het idee welke werkzaamheden ik in mijn baan kon verwachten, maar ik had geen flauw idee hoe je nou echt goed je werk gedaan kreeg. Dus ik deed maar wat, rommelde hier en daar wat aan, deed m’n best en haalde redelijk tot prima resultaten. Maar ik had wel het gevoel dat er veel meer uit mijn dag te halen viel dan dat ik tot nu toe deed. En ik wilde ook wel eens die to-do lijst klaar hebben. Dus ik begon mijn zoektocht naar hoe ik meer uit mijn dag kon halen. Eén van de thema’s die daarin belangrijk bleek te zijn was voldoening.
Maar wat houdt voldoening nou eigenlijk in? Het woordenboek vertaalt het als: tevredenheid oftewel een toestand waarin je niet meer verlangt dan wat er op dit moment is. Ik vind het een mooie omschrijving. Voldoening leidt tot blijdschap, genoegen, vervulling, een bevredigend gevoel, een voldaan gevoel, vreugde en happiness. Dit kwam eigenlijk precies overeen met wat ik regelmatig miste in mijn dag.
Dus ik ging verder op zoek naar hoe je meer voldoening haalt uit je dag. Er zijn een heleboel factoren die daarmee samen gaan, maar één van de factoren die mij het makkelijkste leek om zelf op te pakken en een direct effect mee te creëren, was het verhogen van mijn productiviteit. Ik dacht; als ik meer werk gedaan krijg op een dag, dan haal ik vanzelf ook meer voldoening uit mijn werkdag. Dus ik stelde mijzelf in eerste instantie de vraag: “hoe kan ik het vermogen ontwikkelen om veel werk te verrichten in een bepaalde tijdspanne?”
Slimmer werken met productiviteitstechnieken
Ik heb heel wat dingen uitgetest, sommige werkten echt super en anderen voor geen meter! Inmiddels zijn er verschillende productiviteitstechnieken die ik al jaren lang iedere dag toepas in mijn leven. Niet alleen in mijn werkleven, maar ook in voor het werk wat thuis moet gebeuren. Kom op; wie wil er nou niet sneller klaar zijn met het huishouden (en het ook nog goed doen) om vervolgens meer tijd over te hebben voor de écht leuke dingen in het leven?
Zo ontdekte ik dat het verhogen van je productiviteit van je werk niet alleen meer voldoening geeft over het werk dat je gedaan krijgt, maar ook meer voldoening in de rest van je leven. Want meer tijd kunnen besteden aan waar jij blij van wordt, zorgt er ook weer voor dat je meer voldoening voelt in je leven, dus meer blijdschap, vervulling, vreugde en happiness. Genoeg redenen om deze technieken te blijven toepassen, want het heeft daadwerkelijk een heel goed effect op mijn leven. Ik gun jou ook meer tijd voor wat écht belangrijk is voor jou! Daarom deel ik hieronder mijn 5 meeste gebruikte productiviteitsboosters met jou.
1. Getting Things Done
Vijf simpele stappen die er voor zorgen dat je volledig op de hoogte bent van alle commitments die spelen in je leven. Door daar een goed overzicht van te hebben, kun je op ieder moment van de dag de keuze maken om je te focussen op datgene wat op dit moment de meeste waarde toevoegt in jouw leven. GTD vermindert de ruis in je gedachte die er voor zorgt dat je je beter kan concentreren op dat wat je aan het doen bent en daar je volledige aandacht bij te hebben . Ergens echt geconcentreerd en met volledige focus aan werken verhoogt je productiviteit en zorgt voor meer voldoening.
Dit zijn de vijf stappen van GTD:
- Verzamel alles wat je aandacht trekt, van to-do’s tot dromen, van e-mails tot bonnetjes uit je tas of jaszak. De braindump helpt je hierbij.
- Beslis over alles wat je hebt verzameld wat het voor jou betekent. Is het een actie of niet, moet je er nu iets mee of misschien later? Wat je hebt verzameld, maak je op deze manier concreet en het wordt duidelijk wat ermee moet gebeuren.
- Organiseer de uitkomst van je beslissing op een plek die je vertrouwt, zodat je de uitkomst tegenkomt op het moment dat je het zou willen tegenkomen. Zo zet je afspraken bijvoorbeeld in je agenda, komen to-do’s op je to-do-lijst en gaan dingen waar je niet direct iets mee moet, maar die je wel wil bewaren in een archief.
- Reflecteer regelmatig op wat je wel en niet doet en houd je agenda, to-do-lijsten en archief actueel en compleet.
- Doe wat je doet met volle aandacht, focus en concentratie.
Wil je hier mee over weten? Beluister mijn interview met David Allen, het brein achter GTD. Productiviteit is natuurlijk een belangrijk onderdeel in het interview.
2. Eat the frog
Ik ben ze vaak genoeg tegengekomen op de night market in Thailand, gefrituurde kikkers. Een kikker eten? Nou mij niet gezien, maar de Eat The Frog techniek consumeer ik iedere dag. ;^)
Deze techniek stelt: Start je dag met de belangrijkste/moeilijkste taak van de dag.
Vaak zijn we geneigd deze taak steeds weer uit te stellen en van uitstel komt afstel. Oftewel; als je het niet meteen doet, loop je het risico dat het nooit meer gebeurt en dat je het voor je uit blijft schuiven.
Het begin van je dag is meestal één van je sterkste en meeste energieke momenten van je dag. Als je die belangrijke of moeilijk klus direct aan het begin van je werkdag doet, dan geeft dat een mega goed gevoel. Je kan trots zijn op jezelf dat je dit alvast gedaan hebt en hoeft de rest van de dag niet meer op te zien tegen die vervelende of grote klus. Dit geeft je een energieboost en een groot gevoel van voldoening. Iedere dag of bijvoorbeeld drie keer per week een Eat the frog-uurtje kan een megaverschil maken in je productiviteit.
3. De wet van Parkinson
De wet van Parkinson in combinatie met productiviteit stelt dat hoe meer tijd je beschikbaar hebt om een taak te voltooien, hoe meer tijd je ervoor neemt en hoe langer je erover doet om de taak af te ronden. Stel dat je een plan moet schrijven dat je over drie dagen af moet hebben. Je hebt ongeveer zes uur de tijd nodig om het plan te maken. Je bent wel van plan om er op tijd aan te beginnen, want stel je voor dat er nog wat tussendoor komt en het kan maar klaar zijn. Je begint eraan, het vordert niet echt, er komen wat ‘urgente’ dingen tussendoor, maar dat is oké en je staat het toe, want je hebt nog genoeg tijd om het af te maken.
“Work expands to fill the time available for its completion.” – Cyril Parkinson
Het is super makkelijk om je te laten afleiden als je zo’n ruime tijdspanne hebt om iets gedaan te krijgen. Terwijl, als er echt een harde deadline staat, kan je ineens wel diezelfde klus in een paar uur klaar hebben. Een klus die dus misschien maar zes uur zou moeten duren, kan dus gerust drie dagen duren als je de beschikbare tijd drie dagen is. Vaak scheelt het niets in de kwaliteit die je aflevert, maar kwa tijd is hierin enorm veel winst te behalen.
Hoe zet je de wet van Parkinson in om jouw productiviteit te verhogen?
Voordat ik ergens aan begin, bedenk ik hoe lang ik ermee bezig wil en mag zijn. Dit is een soort deadline voor mijzelf. Vervolgens houd ik mij ook strikt aan deze tijd en werk ik met de Pomodoro techniek die ik hieronder beschrijf.
Dit is trouwens ook een mega goede techniek voor perfectionisten, ik spreek uit ervaring ;^). Door zo te werken geef je jezelf simpelweg niet de tijd om te blijven perfectioneren. Tenslotte zorgt 20% van de tijd die je aan de taak besteed, al voor 80% van het eindresultaat. Laat die overige 80% van tijd die je er anders aan zou besteden gewoon lekker zitten en besteed die tijd aan andere taken die nog op je to-do lijst staan.
4. Pomodoro techniek
Voor veel mensen is tijd een vijand, de race tegen de klok om taken op tijd af te krijgen en deadlines te halen, maar je kan van tijd ook je vriend maken. De Pomodoro techniek leert je om te werken met tijd in plaats van er tegen te vechten. Het is een super simpele en effectieve techniek die je direct kan toepassen. Eén van mijn favoriete productiviteitsboosters!
Met de Pomodoro techniek werk je in focusblokken van 25 minuten en korte breaks van 5 minuten. Je wordt bewuster van je keuzes, beslissingen, onderbrekingen en afleiders. Zodra je hier bewust van bent, kan je ook bewust kiezen hoe je hiermee omgaat. En geloof me; het is ook nog eens leuk om op deze manier te werken! Check hieronder de video om te zien hoe het precies werkt.
Deze twee timers gebruik ik altijd:
25 minuten focusblok: http://e.ggtimer.com/25%20minutes
5 minuten pauze en reflectie: http://e.ggtimer.com/5%20minutes
5. Concentratiemuziek
Deze techniek is misschien een beetje een ‘vreemde eend’ in dit artikel. Toch wil ik hem aan je meegeven, want muziek helpt mij enorm om mijn productiviteit te verhogen. Of nou ja, de ‘juiste’ muziek. Met de radio aan kan ik niet echt gefocust werken, tenzij ik mijn huis aan het schoonmaken ben of aan het eten koken ofzo. Maar als ik echt geconcentreerd ergens aan wil werken, dan heeft dat geen zin, want ik als wandelende jukebox zit in mijn hoofd (of gewoon luidkeels) mee te zingen met alles wat op de radio langskomt. Niet erg effectief als je gefocust wil werken.
Ik ben iemand die vrij moeilijk in een diepere laag van concentratie komt, zeker als ik iets moet doen waar ik minder zin in heb of als er veel afleiding om mij heen is. Concentratiemuziek helpt mij om binnen een paar minuten in die diepere concentratielaag te komen. De specifieke muziek waar ik voor kies heeft meestal te maken met alpha waves. Dit creëert een kalmerend effect op je brein en daarmee ook op je lichaam. Hierdoor kunt je ontspannen productief zijn. Wie wil dat nou niet?! Als kers op de taart, krijg je ook meer ruimte voor creatieve ideeën en oplossingen.
Hoe kom je aan concentratiemuziek? Simpel; zoek op Youtube op ‘concentration music’ of op ‘alpha waves’ en zoek iets uit wat je aanspreekt. Probeer het eens uit en kijk wat voor jou werkt. Deze gebruik ik dagelijks:
Bonustip: Ontspan na inspanning
Misschien ben je geneigd om gewoon door te gaan. Dat is voor mij een mega valkuil geweest, niet één, niet twee én niet drie keer, maar nog veel vaker! Hoe vaak stoot een ezel zich aan dezelfde steen? Nou deze ezel ontelbare keren als het hierom gaat. Ik merkte dat mijn batterij steeds leger begon te raken, maar ging toch gewoon door. Ik forceerde productiviteit. Ik kan je vertellen; dat werkt niet! Met als gevolg een lege batterij. En toen kon ik niets meer doen, helemaal niet meer productief zijn. Dus een harde les en inmiddels heb ik hem wel geleerd met wat hulplijnen aan mijn zij, zoals Ferdy mijn vriend die af en toe een duidelijk signaal geeft of een lieve vriendin die mij vraagt of ik even een break kan gebruiken en voorstelt samen lekker een stukje te gaan fietsen.
Na inspanning is ontspanning nodig. Niet alleen je brein heeft af en toe een reset nodig, maar je lichaam/je spieren ook. Met een lege batterij kom je namelijk niet ver! Opladen doe je door op tijd pauze te nemen, maar ook door te mediteren, yoga te doen of te sporten. Iedere dag is er een wel bewust een moment waarin ik mijn batterij oplaad. Het kan ook zijn door dingen te doen waar ik energie van krijg, zoals uitgebreid koken, gezellig een hapje eten met vrienden, een strandwandeling of gewoon een heerlijk goed gesprek met iemand waar ik blij van word, samen op de bank met een lekker kopje verse muntthee. 🙂
Tenslotte draait het leven toch om leuke dingen doen! Having fun en enjoying life!
De zoektocht die ik heb afgelegd hoef jij niet meer te doen
Deze zoektocht begon dus eigenlijk met de vraag: “hoe kan ik het vermogen ontwikkelen om veel werk te verrichten in een bepaalde tijdspanne?”
Nu weet ik dat dit voort kwam uit een hoger gelegen behoefte: “Hoe kan ik de kwaliteit van mijn tijdsbesteding én zo de kwaliteit van mijn leven verhogen?” Want door slimmer te werken, productief te zijn, behaal ik meer resultaat in mijn werk en heb ik meer tijd en energie om te besteden aan de dingen die écht belangrijk voor mij zijn! Op deze manier werken, scheelt mij werkelijk meerdere uren per dag. Waar zou jij het liefst jouw tijd aan besteden als je 1 of 2 uur per dag extra zou hebben?
Het verhogen van de kwaliteit van onze tijdsbesteding en daarmee de kwaliteit van ons leven, dit uitgangspunt is nu de basis waarop ik mij richt in mijn trainingen en coachingsprogramma’s. Hoe zit het met de kwaliteit van jouw tijdsbesteding? Ben je hier tevreden over, ben je happy met jouw leven of loop je tegen uitdagingen aan waar je wel wat hulp bij kunt gebruiken? Ik gun je een mooi leven waarin je tijd en energie hebt voor datgene wat jij écht belangrijk vindt! Heb je vragen, stuur een mailtje naar info@viviannekroone.nl
P.s. Heb jij nog een leuke productiviteitsbooster toe te voegen aan dit artikel? Laat het hieronder weten in een reactie.
