Ben jij op je productiefst als je op kantoor bent? Of heb je regelmatig aan het eind van de dag het idee dat je niets gedaan hebt gekregen?
Werkgevers gaan er vanuit dat kantoor de beste plek is om werk te verzetten. Ze kopen of huren een pand, vullen het met spullen als bureaus, stoelen en computers en laten iedereen tussen 8.30-17.00 uur naar deze specifieke plek komen met de verwachting dat iedereen daar goed werk verzet. Sommige richten prachtige kantoortuinen in, mooie open ruimtes voor open verbindingen tussen medewerkers en verschillende afdelingen.
Maar is dat echt de plek om iets gedaan te krijgen? Bedenk eens voor jezelf, waar ga jij het liefst naar toe als jij veel werk te verzetten hebt en een deadline moet behalen?
Ik krijg op deze vraag vaak allerlei antwoorden, maar ‘op kantoor’ dat hoor ik toch zelden.
De antwoorden die ik wel krijg, hebben meestal te maken met:
- De soort plaats/locatie/kamer: aan de eetkamertafel, op zolder, het koffiehuis;
- Een bewegend object; zoals de trein of het vliegtuig;
- Het tijdstip; zo vroeg of zo laat mogelijk op de dag of in het weekend.
Werkmomenten
Je zit waarschijnlijk de meeste dagen van de week op kantoor. Hoe ziet jouw dag eruit? Wanneer heb jij voor het laatst 8 uur ongestoord, aan één stuk door achter elkaar op kantoor gewerkt? Niet? 7 of 6 uur misschien, waarschijnlijk kom je maximaal aan één of twee uur.
Werkdagen zijn tegenwoordig geen werkdagen meer, het zijn werkmomenten. De dagen bestaan uit een reeks van werkmomenten. Je komt binnen, begint aan je mail, gaat in overleg, hebt een half uur over, gaat vervolgens weer in overleg, hebt een uur niets maar je collega wil iets met je bespreken, je pleegt een aantal telefoontjes en voor je het weet is je dag voorbij en heb je niets af kunnen maken. Je hebt alleen wat kleine taken gedaan, maar geen werk van betekenis, geen grote stappen gezet. Herkenbaar toch?
Werken is als slapen
Om iets gedaan te krijgen, heb je een langere periode nodig waarin je ongestoord en gefocust kan werken. Je kan werken ook wel met slapen vergelijken. Klinkt gek, maar ik zal je uitleggen waarom.
Als je naar bed gaat en je valt in slaap, dan val je niet direct in een hele diepe slaap. Er zijn verschillende slaapfases; om in een hele diepe slaap te komen moet je door de eerder slaapfases heen. Als je in de eerdere slaapfases gestoord word, door een geluid of wat dan ook, dan ben je wakker en moet je weer opnieuw beginnen met de eerste slaapfase. Soms gaat dit de hele nacht door en heb je in de ochtend het gevoel dat je helemaal niet geslapen hebt.
Ditzelfde geldt voor werken; als je begint ben je niet direct in je diepste concentratie, dit heeft tijd nodig. Op kantoor heb je te maken met veel afleiding, telefoon, een collega die een vraag stelt, een vergadering waar je nu naar toe moet terwijl je net zo lekker bezig bent. Als ik naar mijzelf kijk, dan is die diepe concentratie bereiken dan ook een aardige uitdaging. En ik ben vast niet de enige die deze uitdaging heeft.
De grote stoorzenders
Waarom wordt er verwacht dat we wel goed werk verzetten, als we de hele dag op kantoor gestoord worden? De grootste stoorzenders zijn niet, zoals men vaak denkt, social media zoals Facebook en Twitter. Nee, het zijn collega’s en meetings waardoor we geen werk gedaan krijgen. Deze twee dingen vind je nergens anders, dan op kantoor. Als je thuis werkt, dan wordt je niet gestoord door collega’s of vergaderingen. Er zijn wel genoeg andere afleidingen, maar geen collega’s en vergaderingen. Deze twee afleidingen verstoren je concentratie gedurende de hele dag.
Collega’s bellen of komen langs op ieder moment van de dag. In veel bedrijven heerst ook een echte vergadercultuur. Het lastige van vergaderingen is dat ze op een vast moment op de dag gepland staan. Ongeacht waarmee en hoe gefocust je bezig bent, je moet stoppen om naar de vergadering te gaan.
Vergaderingen kunnen over het algemeen met een stuk minder mensen en een stuk korter. Vergaderen is daarom ook duur, tien collega’s die één uur vergaderen is tien uur vergaderen. Vergaderen is geen werken, het is praten over werk wat later moet gebeuren. De ene vergadering leidt weer tot de volgende vergadering en zo blijft de vergadercultuur in stand.
6 tips om gefocust te werken op kantoor
Hoe kan je er voor zorgen dat kantoor toch een fijne plek is waar je ongestoord, gefocust en productief werk kan verzetten? Hieronder vind je een aantal tips:
- Las een No-Talk-middag in. Spreek met je collega’s af dat er één middag per week niet gesproken wordt. Een hele middag stilte zodat iedereen ongestoord door kan werken. Met elkaar zullen jullie een enorme hoeveelheid werk verzetten. Dit zorgt voor een stukje bewustzijn bij alle collega’s en wellicht bevalt dit zo goed dat jullie vaker No-Talk-momenten gaan inbouwen.
- Spreek specifieke momenten op de dag af dat collega’s vragen aan elkaar kunnen stellen, bijvoorbeeld tussen 11.00-12.00 uur en tussen 15.00-16.00 uur.
- Stel voor jezelf een maximum aantal uur in dat je per week vergadert, bijvoorbeeld maximaal 5 uur per week. De Wet van Parkinson zegt; de tijd die je ergens voor beschikbaar hebt, neem je ervoor. Dus een limiet stellen zorgt er alleen al voor dat je doelgerichter en met meer resultaat in een kortere tijd gaat vergaderen.
- Bepaal voorafgaand aan een vergadering het doel en deel deze mee aan het begin van de vergadering. Laat de vergadering door één iemand leiden, die dit doel ook voor ogen houd.
- Door vooraf het doel van een vergadering te bepalen, kun je ook nog eens kritisch bekijken of echt iedereen die voor de vergadering is uitgenodigd, erbij moet zijn. Word je uitgenodigd voor een vergadering, vraag dan naar het doel en bekijk voor jezelf kritisch of jij hier wel echt bij aanwezig moet zijn.
- Ga staand vergaderen: staan maakt actiever en maakt het gemakkelijker om in beweging te komen. Hierdoor krijg je kortere en concretere overleggen.Hoe ontwijk jij interrupties op kantoor?
