Nederland zit zeker een kwart van de werktijd te vergaderen. En dat is nou niet de meest productieve manier van tijdsbesteding. Vergaderen kan veel slimmer. De techniek uit dit artikel kan misschien net het verschil voor jou uitmaken tussen op tijd naar huis kunnen gaan of toch nog moeten overwerken om dat ene ding nog af te krijgen.
Vergadercultuur heerst nog steeds
Ik kom bij veel verschillende organisaties over de vloer en iedere keer merk ik weer dat er nog heel wat af vergadert wordt. Het blijkt toch veel moeilijker te zijn om van die vergadercultuur af te komen dan gedacht. Om daar van af te komen, is het sowieso goed om eens te bekijken:
- Vergader niet om het vergaderen. Is het echt nodig om hier een vergadering voor in te plannen of is even kan kort afstemmen ook een mogelijkheid?
- Wat is het doel van de vergadering is? Als je doelgericht vergadert, zal je gerichter vergaderen en sneller tot dat doel komen. Zo kunnen jij en je collega’s dus sneller weer door met productief jullie tijd besteden.
- Kijk eens kritisch wie er echt aanwezig moeten zijn. Hoe meer deelnemers, hoe meer meningen of discussies er zullen zijn, hoe meer tijd een vergadering kost.
Als je bovenstaande tips toepast, dan ben je al een wat slimmer aan het vergaderen. Toch kan het nog een stuk slimmer, namelijk door staand te gaan vergaderen.
Slim vergaderen = staand vergaderen
Staand vergaderen is een hele slimmer manier van vergaderen, met talloze voordelen. Het is in Nederland al sinds 2008 in opkomst, maar daar zie ik op de werkvloer toch nog vrij weinig van terug.
Het is zeker de moeite waard om het te gaan doen als je kijkt naar onderstaande voordelen:
- Het is 35 % sneller.
Deelnemers zijn actiever en je houdt dus lekker de vaart er in. Je krijgt daardoor extra uren waarin je productief kunt zijn. Stel je hebt vandaag vier vergaderingen van één uur gepland staan, dan kan je dus zeker één uur en 24 minuten besparen! Dit kan net voor jou het verschil uitmaken tussen op tijd naar huis kunnen gaan of toch nog moeten overwerken om die deadline te behalen.
- Effectiever en doelgerichter.
Doordat je staand vergadert, ben je energieker en meer betrokken. Uit onderzoek blijkt, dat mensen aandachtiger luisteren als ze staan en zo wordt dus ook de communicatie beter. Dit zorgt er weer voor dat je elkaar beter begrijpt, wat natuurlijk de samenwerking ook ten goede komt.
- Staan is gezonder.
Staan voorkomt RSI. Op kantoor zitten we vaak al meer dan genoeg, dus een beetje in beweging zijn, kan zeker geen kwaad.
- Je collega’s komen minder vaak te laat, omdat ze het vervelend vinden dat je ‘staat’ te wachten.
- Het kost minder tijd, dus minder geld.
Stel dat niet alleen jij één uur en 24 minuten per dag kan besparen, maar tien andere collega’s van jou ook. Dat zijn een heleboel uren die jullie vervolgens allemaal productief kunnen benutten. Dan kan je je voorstellen dat dat een enorme kostenbesparing voor het bedrijf oplevert.
Oftewel als je staand vergadert werk je zeker wel 50% slimmer! Uit onderzoek blijkt ook dat de 85% liever staand dan zittend vergadert. Ik ben hier zeker één van.
Ga jij de uitdaging aan?
Doe eens gek en probeer het eens uit. Ik daag je uit om de komende twee weken alle overleggen die je gepland hebt staan, staand te gaan voeren en zelf al deze voordelen te gaan ervaren.
Ga jij de uitdaging aan? Deel hieronder jouw bevindingen. Ik ben benieuwd!
