Een volle agenda, de hele dag afspraak in, afspraak uit. Sommige agenda’s puilen werkelijk uit met afspraken! Een hoofdingrediënt voor stress als je het mij vraagt, want wat doe je als afspraken uitlopen? Er is tenslotte weinig ruimte om je volgende afspraak te herplannen. Maar belangrijker nog; wanneer kom jij nog toe aan het werk dat je hebt liggen?
Klakkeloos ‘ja’ zeggen
Accepteer jij een uitnodiging voor een overleg bijna automatisch? Tja ze zullen je toch niet zomaar hebben uitgenodigd… Of wel? Alles wat er in jouw agenda ingepland wordt, kost jou tijd.
Iedere minuut, kwartier, uur, ieder stukje van jouw tijd is een stukje van jouw leven.
Neem jouw tijd en daarmee jouw leven in eigen handen. Je hoeft niet op iedere uitnodiging die je krijgt klakkeloos ‘ja’ te zeggen. Ieder uur dat je in vergadering zit, kost jou een uur waarop je productief had kunnen zijn. Door efficiënter met je tijd om te gaan en je agenda kritisch onder de loep te nemen, krijg je een hogere kwaliteit van jouw tijdsbesteding en daarmee een hogere kwaliteit van leven. Maar hoe pak je het simpel en doeltreffend aan? Met de drie praktische tips uit dit artikel heb je binnen de kortste keren een minder volle agenda en meer tijd voor je werk.
3 praktische tips om een minder volle agenda te krijgen:
1. Wees selectief/ kritisch bij welk overleg je aanwezig bent
De eerste stap naar een minder volle agenda zet je door jezelf de volgende vragen te stellen: “Wat past er bij jouw functie, jouw rollen en verantwoordelijkheden? Is dit wel iets (of een taak) voor jou en wil je hier eigenlijk wel bij zijn? Door hierin bewust keuzes te maken, neem je jouw waardevolle tijd in eigen handen.
To-do tip:
- Pak je agenda erbij en bekijk eens kritische welke overleggen er komende week in je agenda staan. Staan er overleggen/afspraken tussen waarbij jouw rol of het doel onduidelijk is?
- Informeer dan bij de organisator wat precies de reden is dat je bent uitgenodigd voor dit overleg.
- Maak dan een nieuwe afweging of jij hier echt bij aanwezig ‘hoort’ te zijn en of dit jouw tijd waard is ten opzichte van al het andere dat ook op jouw bordje ligt.
- Zeg indien nodig het overleg af met jouw reden en verwijder het overleg uit je agenda.
2. Ga staand vergaderen
Het is effectiever, doelgerichter en gezond voor je lichaam. Het levert je daarnaast ook nog tijd op, want uit onderzoek blijkt dat staand vergaderen 35% sneller is dan zittend vergaderen. Ontdek hier meer voordelen van staand vergaderen.
To-do tip:
- Pak je agenda erbij en bekijk of er de komende week overleggen gepland staan die je staand zou kunnen voeren. Een één op één afspraak kan je prima wandelend doen, mochten er geen faciliteiten aanwezig zijn om staand te vergaderen.
- Stel aan je collega’s voor om het overleg staand te doen.
- Test het gewoon uit, zie wat het effect is en hoe je het ervaart. Hoe meer overleggen je in korte, staande, effectieve overleggen kunt veranderen, des te minder vol zal je agenda zijn.
3. Begin een vergadering met het einddoel in zicht
Bepaal voorafgaand aan de vergadering wat de gewenste uitkomst is. Heb je de gewenste uitkomst bereikt, beëindig dan het overleg. Je zal zien hoe snel je de gewenste uitkomst bereikt als je een doel voor ogen hebt en je daarop stuurt.
To-do tip:
- Bekijk in je agenda welke vergaderingen er komende week gepland staan, waarvan jij de organisator bent.
- Bepaal een SMART einddoel (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) voor deze vergaderingen.
- Deel aan het begin van de vergadering het doel / de gewenste uitkomst met de deelnemers.
- Houd het doel tijdens de vergadering voor ogen. Houd het vooral kort en concreet, grijp in zodra er te veel wordt uitgeweid of als er sub-discussies ontstaan. Als je onderstaand filmpje bekijkt, dan weet je direct wat ik bedoel. 😉
- Je zal zien dat het doel regelmatig eerder is bereikt dan de duur van de vergadering. Schroom dan niet om het overleg vroegtijdig te beëindigen. Het is zonde om de tijd die gepland staat uit ‘gewoonte‘ vol te praten met dingen die er niet echt toe doen. De tijd die over is, kun je mooi benutten voor belangrijke zaken die van waarde zijn voor jou.
Stuk voor stuk zijn dit heel simpele tips, maar wel super effectief als je er écht wat mee gaat doen!
Staat jouw agenda vol met to-do’s? In mijn volgende blog (coming soon) leg ik uit waarom dat niet de meest handige plek is voor je to-do’s en waar je deze het beste kwijt kunt.
Wat zou jij doen als je per dag één à twee uur minder in overleg zou zitten? Laat het hieronder weten in een reactie.
